WhatsApp davetiyesi gönderildi, hatırlatma da yapıldı; ama listede hâlâ yanıt vermeyen isimler var. Salona kesin sayıyı bildirmeden önce bu boşluğu kapatmanın en güvenilir yolu çoğu zaman bir telefon görüşmesidir. Bu rehberde telefonla LCV aramasının ne zaman gerektiğini, nasıl hazırlanacağını, arama sırasında ne söyleneceğini ve sonuçların nasıl kayıt altına alınacağını adım adım anlatıyoruz.
Telefonla Teyit Ne Zaman Gerekir?
Telefonla arama, LCV sürecinin ilk adımı değil, son adımıdır. Yazılı davet ve hatırlatma mesajı gönderildikten sonra hâlâ eksik kalan kayıtlar için kullanılır. Şu durumlarda özellikle işe yarar:
- Yanıt vermeyen misafirler: Davet ve hatırlatma mesajına rağmen dönüş yapmayan kişiler.
- Belirsiz yanıtlar: "Bakarız", "programım netleşince söylerim" gibi kesin olmayan cevaplar.
- Aile büyükleri: Mesajla yanıt vermeyi alışkanlık edinmemiş, telefonla konuşmayı tercih eden misafirler.
- VIP ve protokol davetlileri: Kurumsal etkinliklerde katılımı mutlaka netleşmesi gereken, çoğu zaman asistanı üzerinden ulaşılan kişiler.
Yanıt vermeyen misafirlere önce yazılı bir hatırlatma göndermek isterseniz LCV'ye yanıt vermeyen misafire ne yazılır? rehberimizdeki hazır mesajları kullanabilirsiniz.
Aramadan Önce Hazırlık
1. Yalnızca gerçekten yanıt bekleyenleri listeleyin
Arama listesini hazırlamadan hemen önce ana listeyi güncelleyin. Son birkaç saatte yanıt vermiş birini aramak hem zaman kaybıdır hem de misafiri rahatsız eder. Telefonla ya da yüz yüze verilmiş ama listeye işlenmemiş yanıtları da önce kaydedin.
2. Listeyi doğru sütunlarla kurun
Arayan kişinin görüşme sırasında her bilgiye bakmadan ulaşabilmesi için listede şu sütunlar bulunmalı:
- Ad soyad ve misafirin davet sahibine yakınlığı (ör. "damadın teyzesi")
- Telefon numarası (ülke koduyla)
- Davet edilen kişi sayısı (hane)
- Mevcut durum ve önceki notlar
- Arama sonucu, teyit edilen kişi sayısı ve tarih/saat
Listenin temel yapısı için düğün misafir listesi rehberimize göz atabilirsiniz.
3. Kimin arayacağına karar verin
Aile büyüklerini, misafirin tanıdığı biri araması daha sıcak karşılanır. Kalabalık listelerde ise işi aile içinde bölüştürmek ya da bir ekipten destek almak gerekebilir. Hangi yol seçilirse seçilsin, tüm arayanlar aynı senaryoyu ve aynı listeyi kullanmalıdır.
Hangi Saatlerde Aranmalı?
Telefonla teyit bir nezaket görüşmesidir; zamanlaması da buna uygun olmalı. Hafta içi mesai saatleri ve akşamın erken saatleri genellikle uygundur. Hafta sonu sabah erken, gece geç saatler ve yemek saatleri ise rahatsız edici olabilir. Kurumsal davetlileri mesai saatleri içinde, tercihen toplantı yoğunluğunun az olduğu saatlerde arayın.
Arama Senaryosu: Hazır Şablonlar
Görüşme kısa, net ve samimi olmalı. Amaç sohbet değil, katılım durumunu ve kişi sayısını öğrenmektir. Aşağıdaki şablonları kendi etkinliğinize göre uyarlayabilirsiniz.
Düğün için aile adına arama
Merhaba [İsim] Hanım/Bey, ben [Adınız], [Gelin/Damat]'ın [yakınlığı]. [Tarih] günü yapılacak düğünümüz için arıyorum; davetiyemiz size WhatsApp'tan ulaşmıştı. Salona kesin sayıyı bildireceğimiz için katılım durumunuzu öğrenmek istedik. Bizi şereflendirebilecek misiniz?
Kişi sayısını netleştirme
Çok sevindik, teşekkür ederiz. Masa düzenini hazırlarken doğru sayıyı vermek istiyoruz; sizinle birlikte toplam kaç kişi geleceksiniz?
Kurumsal etkinlik için asistanla görüşme
İyi günler, ben [Firma Adı]'ndan [Adınız]. [Tarih] tarihinde düzenlenecek [Etkinlik Adı] için [Davetli Unvanı ve Adı]'na davetiyemiz iletilmişti. Katılım durumlarını teyit etmek için arıyorum. Kendileri katılabilecekler mi, yoksa yerlerine bir temsilci mi görevlendirecekler?
Üst düzey davetlilerle iletişimin inceliklerini VIP LCV yönetimi rehberimizde ayrıntılı ele aldık.
Ulaşılamayınca bırakılacak kısa mesaj
Merhaba [İsim], [Tarih] tarihindeki [etkinlik] için katılım durumunuzu sormak üzere aradım, ulaşamadım. Uygun olduğunuzda bu mesaja "geliyorum / gelemiyorum" ve kişi sayısını yazmanız yeterli. Teşekkürler, [Adınız]
İkinci arama
Merhaba [İsim], tekrar rahatsız ediyorum; [etkinlik] için salona son sayıyı [Tarih]'te bildireceğiz. Katılım durumunuzu öğrenebilirsem çok sevinirim.
Zor Durumlar ve Nasıl Yönetilir?
- Kararsız misafir: Baskı yapmadan net bir tarih isteyin: "Cuma gününe kadar haber verebilir misiniz? O gün sayıyı kapatıyoruz." Bu kaydı "Tekrar ara" olarak işaretleyin.
- "Sonra dönerim" diyen misafir: Dönüş için kısa bir yol bırakın (mesajla yanıt vermesi gibi) ve takip tarihini not edin.
- Yanlış numara: Özür dileyip görüşmeyi kapatın, kaydı "Numara hatalı" olarak işaretleyin ve davet sahibinden doğru numarayı isteyin.
- Davetsiz birini getirmek isteyen misafir: Kararı arayan kişi vermemeli. "Not alıyorum, ailemize ileteceğim" deyip kaydı nota düşün; davet sahibi karar versin.
- Gelemeyeceğini söyleyen misafir: Nazikçe teşekkür edin; açıklama istemeyin.
Kayıt Tutma: Tek Liste, Net Durumlar
Telefonla toplanan yanıtlar ayrı bir deftere veya farklı mesaj gruplarına dağılırsa, son sayı yine belirsiz kalır. Her görüşmenin sonucunu aynı listeye, ortak durum ifadeleriyle işleyin:
| Durum | Ne anlama gelir? | Sonraki adım |
|---|---|---|
| Geliyor | Katılım teyit edildi, kişi sayısı alındı | Kesin sayıya ekle |
| Gelmiyor | Olumsuz yanıt alındı | Listeden düş, teşekkür et |
| Ulaşılamadı | Telefon açılmadı | Mesaj bırak, farklı saatte tekrar dene |
| Tekrar ara | Misafir karar vermedi veya dönüş sözü verdi | Not edilen tarihte yeniden ara |
| Numara hatalı | Numara yanlış veya kullanılmıyor | Davet sahibinden doğru numarayı iste |
Her kayda kısa bir not ve son güncelleme zamanı ekleyin. "Eşiyle birlikte gelecek, çocuk yok" gibi bir not, hem masa düzeninde hem de sonradan çıkabilecek sorularda işinizi kolaylaştırır. Kurumsal etkinliklerde bu düzenin ayrıntıları için kurumsal katılım teyidi rehberimize bakabilirsiniz.
Kaç Kez Denenmeli?
Burada kesin bir kural yok; makul sayıda, farklı gün ve saatlerde deneme yapmak yeterlidir. Ulaşılamayan kişiyi aynı gün defalarca aramak rahatsızlık yaratabilir. Belirlediğiniz denemeler sonunda hâlâ yanıt alamadığınız kayıtları davet sahibine bildirin; bu misafirlerin sayıya dahil edilip edilmeyeceğine o karar versin.
Ekipte İşi Bölmek
Liste kalabalıksa aramaları birkaç kişiye bölün, ancak herkes aynı listeyi kullansın. Örneğin gelin tarafını bir kişi, damat tarafını başka bir kişi arayabilir. Aynı misafirin iki farklı kişi tarafından aranmaması için her kayıtta "arayan kişi" bilgisini tutun.
Etik ve Gizlilik
Teyit araması yalnızca katılım durumunu öğrenmek içindir. Görüşmede satış, kampanya veya etkinlikle ilgisiz bir konu açılmamalıdır. Misafirlerin telefon numaraları ve görüşme notları yalnızca organizasyon için kullanılmalı, gereksiz kişilerle paylaşılmamalıdır. Kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili yükümlülükleriniz konusunda emin değilseniz bir uzmana danışmanız önerilir.
Sonuçları Salona ve Catering'e Bildirme
Aramalar tamamlandığında kesinleşen sayıyı, gelemeyecekleri ve hâlâ belirsiz kalan kayıtları ayrı ayrı gösterin. Salona sayı bildirirken belirsiz kayıtları nasıl ele alacağınıza davet sahibi karar vermeli. Kesinleşen liste aynı zamanda masa düzeninin temelidir; bu adım için düğün oturma planı rehberimize göz atabilirsiniz.
Aramaya Başlamadan Kısa Kontrol Listesi
- Ana liste son yanıtlarla güncellendi mi?
- Arama listesinde yalnızca yanıt bekleyen kayıtlar mı var?
- Herkes aynı senaryoyu ve aynı durum ifadelerini kullanıyor mu?
- Salona sayı bildirme tarihi ve son arama günü belli mi?
- Davetsiz misafir gibi kararları kimin vereceği netleşti mi?
Davetify ile WhatsApp LCV ve Telefonla Teyit
Davetify'da süreç önce WhatsApp LCV ile başlar: misafirler mesajdaki butonlarla katılım durumunu ve kişi sayısını bildirir. Yalnızca yanıt vermeyen veya belirsiz kalan kayıtlar arama listesine düşer.
Telefonla LCV Arama hizmetinde ekibimiz bu misafirleri, belirlediğiniz tarih aralığında, sizin etkinliğiniz adına ve onayladığınız kısa senaryoyla nazikçe arar. Görüşmeler aydınlatma metni kapsamında, yalnızca katılım teyidi amacıyla yapılır. Sonuçlar "gelecek, gelmeyecek, ulaşılmadı" ve özel notlarla raporlanır ve WhatsApp LCV kayıtlarıyla birleştirilerek tek bir katılım listesine dönüşür. İsterseniz yalnızca VIP veya protokol listesini arattırabilir, WhatsApp LCV kullanmadan yalnızca telefon teyidi de talep edebilirsiniz. Ücret; aranacak kişi sayısı, tekrar arama ihtiyacı ve tarih aralığına göre teklif olarak hazırlanır.
Aramadan önce soracağınız soruları netleştirmek için LCV formunda sorulacak sorular yazımıza göz atabilirsiniz.
