Davetiyeyi gönderdiniz, misafirler yanıt vermeye başladı. Peki LCV'de tam olarak ne sormalısınız? Sadece "geliyor musunuz?" sorusu bazen yetmez; ama her şeyi sormaya kalkmak da misafiri yorar ve yanıtları geciktirir. Bu rehberde düğün, nişan, kına, sünnet ve doğum günü gibi davetlerde hangi soruların gerçekten gerekli olduğunu, hangilerinin duruma göre eklenebileceğini ve hangilerinden kaçınmanız gerektiğini örneklerle anlatıyoruz.
Temel İlke: Her Soru Bir Karara Hizmet Etmeli
LCV formuna bir soru eklemeden önce kendinize şunu sorun: "Bu yanıtla ne yapacağım?" Salona kesin kişi sayısı bildirecekseniz kişi sayısı şarttır. Salon tek menü sunuyorsa menü tercihi sormanın bir anlamı yoktur. Servis kiralamayacaksanız ulaşım ihtiyacını sormak, misafirde karşılanmayacak bir beklenti yaratır.
Kısa ve net bir LCV, misafirin birkaç saniyede yanıt vermesini kolaylaştırır. Uzun formlar ise "sonra doldururum" diye ertelenir ve çoğu zaman unutulur. LCV'nin ne olduğunu ve neden önemli olduğunu WhatsApp LCV rehberimizde ayrıntılı anlattık.
Her Davette Sorulması Gereken İki Temel Soru
1. Katılım durumu
"Katılıyorum" ve "Katılamıyorum" seçenekleri net olmalıdır. "Belki" gibi ara seçenekler kesin sayıya ulaşmayı zorlaştırır; kararsız misafirlerle ayrıca iletişime geçmek daha sağlıklıdır.
2. Kişi sayısı
Bir telefon numarası çoğu zaman bir aileyi veya hane halkını temsil eder. Bu yüzden "Sizinle birlikte toplam kaç kişi katılacaksınız?" sorusu, salona bildireceğiniz sayının temelidir. Davet edilen kişi ile katılacak kişi sayısını ayrı tutmanın önemini düğün misafir listesi rehberimizde anlattık.
Duruma Göre Eklenebilecek Sorular
Aşağıdaki sorular her davet için gerekli değildir. Tabloda her birinin ne zaman sorulması gerektiğini ve nasıl sorulabileceğini bulabilirsiniz.
| Soru | Ne zaman sorulur? | Örnek cümle |
|---|---|---|
| Çocuk sayısı | Salon çocuklar için ayrı fiyat veya menü uyguluyorsa, çocuk masası planlanıyorsa | "Katılacak yetişkin ve çocuk sayısını ayrı ayrı belirtir misiniz?" |
| Refakatçi (+1) | Bekâr misafirlere eş/partner hakkı tanıyorsanız | "Yanınızda bir refakatçi getirecek misiniz?" |
| Menü tercihi | Sadece salon birden fazla menü seçeneği sunuyorsa | "Et veya tavuk menüsünden hangisini tercih edersiniz?" |
| Alerji / diyet | Catering özel tabak hazırlayabiliyorsa | "Bildirmek istediğiniz bir gıda alerjisi var mı?" |
| Ulaşım / servis | Servis aracı ayarlayacaksanız | "[Kalkış noktası]ndan kalkacak servisi kullanmak ister misiniz?" |
| Konaklama | Şehir dışından gelen misafirlere oda ayırıyorsanız | "Düğün gecesi konaklamaya ihtiyacınız olacak mı?" |
| Birden fazla etkinlik | Kına ve düğün gibi ayrı günlerde etkinlik varsa | Her etkinlik için ayrı katılım sorusu |
| Özel ihtiyaç | Yaşlı veya engelli misafirleriniz varsa; isteğe bağlı | "Size daha rahat bir ortam hazırlamamız için iletmek istediğiniz bir not var mı?" |
Eğlenceli sorular: kısa tutun
"Düğünde hangi şarkıyı duymak istersiniz?" gibi sorular samimi bir hava katar, ancak zorunlu olmamalı ve listeyi uzatmamalıdır. Bunları ana LCV yerine, katılımını onaylayan misafirlere sonradan göndereceğiniz kısa bir mesajda sorabilirsiniz.
Sorulmaması Gerekenler
- Gereksiz kişisel bilgiler: Kimlik numarası, açık adres veya doğum tarihi gibi bilgiler LCV için gerekli değildir.
- Hediye ile ilgili sorular: "Ne getireceksiniz?" veya "Takı mı, para mı?" gibi sorular misafiri rahatsız eder.
- Gerekçe istemek: Katılamayacağını bildiren misafire neden gelemediğini sormayın.
- Karşılanamayacak seçenekler: Henüz kesinleşmemiş bir servis veya menü seçeneğini sunmak, yerine getirilemeyecek bir beklenti yaratır.
Kişisel Veri: Az Toplayın, Amaca Uygun Kullanın
LCV sırasında topladığınız her bilgi kişisel veridir. Genel bir ilke olarak yalnızca organizasyon için gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi toplayın, bu bilgileri yalnızca etkinlik planlaması için kullanın ve etkinlik bittikten sonra gereksiz yere saklamayın. Sağlık durumu gibi hassas olabilecek bilgileri (örneğin alerji) zorunlu değil, isteğe bağlı sorun. Kurumsal etkinlikler için ek değerlendirmeler gerekebilir; bu konuda kurumsal katılım teyidi rehberimize bakabilirsiniz.
Soru Yazım Örnekleri
Kısa WhatsApp LCV metni
Sevgili [İsim], [Tarih] tarihindeki düğünümüzde sizi aramızda görmek isteriz. Katılım durumunuzu [Son Tarih]'e kadar aşağıdaki butonlardan bildirir misiniz? Katılacaksanız toplam kişi sayısını da belirtmeniz yeterli.
Çocuklu aileler için
Masa ve menü planlamamız için katılacak yetişkin ve çocuk sayısını ayrı ayrı yazabilir misiniz? Örneğin: "2 yetişkin, 1 çocuk".
Kına ve düğün için ayrı katılım
[Tarih] akşamı kına gecemiz, [Tarih] günü düğünümüz var. İki etkinlik için katılım durumunuzu ayrı ayrı bildirirseniz planlamamızı kolaylaştırmış olursunuz.
Menü tercihi
Katılımınızı onayladığınız için teşekkür ederiz! Salonumuz iki menü seçeneği sunuyor: et ve tavuk. Tercihinizi [Tarih]'e kadar bize iletebilir misiniz?
Etkinlik Türüne Göre Önerilen Soru Setleri
Her etkinliğin ihtiyacı farklıdır. Aşağıdaki setler başlangıç noktası olarak kullanılabilir; kendi davetinize göre azaltın veya ekleyin.
Düğün
Katılım durumu ve toplam kişi sayısı temel sorulardır. Salon çocuklar için ayrı uygulama yapıyorsa yetişkin/çocuk ayrımı, şehir dışından çok misafir varsa konaklama sorusu eklenebilir. Menü tercihi yalnızca salon seçenek sunuyorsa sorulmalıdır.
Nişan ve ev davetleri
Ev nişanlarında kapasite sınırlı olduğundan kişi sayısı kritik hale gelir. Davetin kişiye özel olup olmadığını mesajda nazikçe belirtmek, sorulmadan gelen ek misafirleri azaltır. Örnekler için nişan davetiyesi sözleri yazımıza bakabilirsiniz.
Kına gecesi
Kına ve düğün farklı günlerdeyse her biri için ayrı katılım sorusu sorun. Aynı misafirin kınaya gelip düğüne katılamaması sık görülen bir durumdur ve iki sayıyı birbirine karıştırmamak gerekir.
Sünnet düğünü
Sünnet düğünleri çocuk dostu etkinliklerdir; bu yüzden çocuk sayısını ayrıca sormak hem ikram hem de eğlence planı için faydalıdır. Mevlit ve düğün ayrı saatlerdeyse hangisine katılınacağını sorabilirsiniz.
Çocuk doğum günü partisi
Çocuk sayısının yanında velinin partide kalıp kalmayacağını sormak, hem ikram hem de alan planlaması için önemlidir. Alerji notu bu tür davetlerde ayrıca değerlidir; yine de isteğe bağlı tutun.
Soruları Yazarken Dikkat Edilecekler
- Önce en önemli soruyu sorun: Katılım durumu her zaman ilk sırada olmalı.
- Örnek verin: "Toplam kaç kişi?" sorusunun yanına "(siz dahil)" yazmak yanlış anlaşılmaları azaltır.
- Kapalı uçlu tercih edin: Mümkünse seçenek sunun; serbest metin yanıtları listeye işlemeyi zorlaştırır.
- Son tarihi soruların yanında tekrarlayın: Misafir mesajın sonuna geldiğinde ne zamana kadar yanıt vermesi gerektiğini bilmeli.
Yanıtları Nasıl Kullanırsınız?
- Salona kesin sayı: Onaylanan kişi sayılarının toplamını salonun istediği tarihte bildirin. Yanıt vermeyenleri kesin sayıya dahil etmeyin; onlara önce hatırlatma gönderin. Hatırlatma mesajı örnekleri için LCV'ye yanıt vermeyen misafire ne yazılır? yazımıza bakın.
- Oturma planı: Kişi sayısı, çocuk sayısı ve özel ihtiyaç notları masa düzeninin temelidir. Ayrıntılar için düğün oturma planı rehberimize göz atın.
- Servis ve konaklama listesi: Servis veya otel ihtiyacı bildiren misafirleri ayrı bir listede toplayın ve ilgili firmayla paylaşın.
- Catering bilgilendirmesi: Menü tercihleri ve alerji notlarını toplu olarak catering ekibine iletin.
Sık Yapılan Hatalar
- Kişi sayısını sormamak: "Geliyorum" yanıtı tek kişi mi, beş kişilik bir aile mi, belli olmaz.
- Son tarih vermemek: Tarih olmadan yanıtlar son haftaya kadar sarkar.
- Her şeyi tek seferde sormak: Ek soruları katılımını onaylayanlara sonradan sormak, ilk yanıtı hızlandırır.
- Yanıtları farklı yerlerde tutmak: Mesaj, telefon ve sözlü yanıtları tek listede birleştirmezseniz sayılar karışır.
Davetify ile LCV Toplamak
Davetify'da misafirleriniz WhatsApp mesajındaki "Katılıyorum" ve "Katılamıyorum" butonlarıyla tek dokunuşta yanıt verir; dilerseniz katılımcıların isim ve kişi sayısı bilgisi de toplanır. İsim ve kişi sayısı toplanan gönderimlerin fiyatlandırması fiyatlandırma sayfasında belirtilen şekilde farklıdır. Tüm yanıtlar canlı panelde görünür ve Excel olarak dışa aktarılabilir. Menü tercihi, ulaşım veya konaklama gibi ek bilgileri ise katılımını onaylayan misafirlere ayrı bir takip mesajıyla veya telefonla sorabilirsiniz. Ayrıntılar için WhatsApp LCV sayfamıza göz atın.
Yanıt vermeyen misafirler için telefonla LCV araması nasıl yapılır rehberimize bakabilirsiniz.
