Bir gala gecesi için 300 kişiyi davet ettiniz ve her katılımcıya logolu bir hediye vermek istiyorsunuz. Kaç adet sipariş edeceksiniz: 300 mü, 250 mi, 200 mü? Davetli sayısıyla katılımcı sayısı neredeyse hiçbir zaman aynı değildir. Bu yazıda etkinlik hediyesi adedini tahmine değil, kesin katılıma göre nasıl belirleyeceğinizi adım adım anlatıyoruz.
Davetli sayısıyla sipariş vermenin riski
Her etkinlikte davet edilen kişilerin bir kısmı gelemez. İş programı, sağlık, ulaşım veya son dakika değişiklikleri katılımı etkiler. Davetli sayısına göre sipariş verdiğinizde gelmeyen kişilerin hediyeleri ofiste kalır. Tahmini düşük tutarsanız bu kez etkinlikte hediyesiz kalan katılımcılar olur; bu da hediyenin amacına ters düşer.
Logolu ürünlerde bu sorun daha belirgindir. Üzerinde etkinlik adı veya tarih basılı bir ürün, başka bir etkinlikte kullanılamaz. Yalnızca logo basılı ürünler sonraki dağıtımlarda kullanılabilir ama yine de depoda yer ve bütçe tutar.
Katılım teyidiyle adet belirleme: 5 adım
1. Hediyenin üretim süresini öğrenin
Adedi geç kesinleştirmek için önce siparişi en geç ne zaman vermeniz gerektiğini bilmelisiniz. Ürünü seçtikten sonra tedarikçiden, logo onayından teslime kadar geçecek süreyi öğrenin. Bu süre ürüne, adede ve baskı yöntemine göre değişir.
2. Son yanıt tarihini geriye doğru planlayın
Sipariş tarihinden birkaç gün önceye son yanıt tarihi koyun. Aradaki süre, yanıt vermeyen davetlileri takip etmek içindir. Davetiyenin ne zaman gönderileceğini de bu tarihe göre ayarlayın.
3. Ürün ve logo onayını teyit beklerken tamamlayın
Ürün seçimi, logo simülasyonu ve onay gibi adımların kesin sayıyı beklemesine gerek yoktur. Bunları katılım teyidi toplanırken bitirirseniz, sayı belli olduğunda yalnızca adet bilgisini iletmeniz yeterli olur.
4. Katılım teyidini toplayın ve yanıtsızları takip edin
Davetiyeyi gönderin, yanıtları toplayın ve son yanıt tarihine yaklaşırken yanıt vermeyenlere hatırlatma yapın. Yanıtsız kalanlara nasıl yazılacağı için LCV'ye yanıt vermeyen misafire ne yazılır yazımıza bakabilirsiniz.
5. Kesin sayıya yedek payı ekleyip siparişi verin
Olumlu yanıt verenlerin sayısına, son dakika katılımları ve olası hasarlar için küçük bir yedek ekleyin. Yedek miktarını önceki etkinliklerinizdeki deneyime göre belirleyebilirsiniz.
Örnek hesap
Aşağıdaki tablo bir bayi toplantısı için örnek bir senaryodur; rakamlar yalnızca yöntemi göstermek içindir.
| Kalem | Sayı | Açıklama |
|---|---|---|
| Davet edilen bayi | 300 | Davetiye gönderilen kişi |
| "Katılacağım" yanıtı | 210 | Son yanıt tarihine kadar |
| Bildirilen refakatçi | 30 | Kişi sayısı sorusundan |
| Hediye verilecek kişi | 210 | Hediyeler yalnızca bayilere verilecekse |
| Yedek | 10 | Son dakika katılımları ve hasar için |
| Sipariş adedi | 220 | Davetli sayısına göre verilseydi 300 olacaktı |
Sipariş adedini belirledikten sonra ürünün minimum sipariş adedine ve adet artış adımına da bakın; bazı ürünler belirli adımlarla sipariş edilir.
Katılım teyidinde hangi bilgileri toplamalı?
- Katılım durumu: Katılacak / katılamayacak.
- Kişi sayısı: Refakatçi hakkı varsa kaç kişi geleceği.
- Ad soyad: İsimli hediye veya masa kartı hazırlanacaksa.
- Özel tercih: Aynı ürünün farklı renkleri sunulacaksa renk tercihi.
Formda sorulacak soruları ayrıntılı ele aldığımız LCV formunda sorulacak sorular yazısı da işinize yarayabilir. Kurumsal etkinliklerde katılım takibinin genel işleyişi için kurumsal etkinlik katılım teyidi rehberimize göz atabilirsiniz.
Etkinlik hediyesi olarak sık tercih edilen ürünler
Sirius 10.000 Mah Magsafe ve Wireless Standlı Powerbank
₺1.758,61 / adet
Fiyatlar baskısız ürün fiyatıdır; baskılı fiyat adet, logo boyutu ve baskı yöntemine göre teklifle iletilir. Logonuzla ücretsiz görsel simülasyon hazırlanır.
Hangi etkinliklerde bu yöntem işe yarar?
- Gala ve ödül geceleri
- Bayi ve iş ortağı toplantıları
- Ürün lansmanları ve mağaza açılışları
- Kongre, seminer ve eğitimler
- Şirket yılbaşı partileri
- Düğün, nişan ve özel gün davetlerinde misafir hediyeleri
Yanıt oranını artırmak
Adet hesabının doğruluğu, kaç davetlinin yanıt verdiğine bağlıdır. Yanıt vermeyen her davetli, hesabınızda bir belirsizlik demektir. Yanıt oranını artırmak için:
- Yanıtı kolaylaştırın: Davetlinin uzun bir form doldurması yerine tek dokunuşla yanıt verebilmesi oranı yükseltir.
- Son yanıt tarihini açıkça yazın: Davet metninde "en geç [tarih] tarihine kadar" ifadesi bulunsun.
- Hatırlatma yapın: Son yanıt tarihinden birkaç gün önce yanıt vermeyenlere kısa bir hatırlatma gönderin. Zamanlama için etkinlik hatırlatma mesajı yazımıza bakabilirsiniz.
- Kalan yanıtsızları arayın: Önemli davetlilerde telefonla teyit almak son belirsizliği giderir.
Özel durumlar
İsimli veya kişiye özel hediyeler
Hediyeye katılımcının adı yazılacaksa adet kadar isim listesi de gerekir. Bu durumda katılım teyidinde ad soyad bilgisini toplayın ve isim listesini siparişle birlikte iletin. Son dakika katılımları için isimsiz birkaç yedek ürün ayırmak pratik bir çözümdür.
Farklı renk seçenekleri
Aynı ürünü farklı renklerde sunacaksanız, renk dağılımını tahmin etmek yerine katılım teyidinde renk tercihini sorabilirsiniz. Tercih sorulmayacaksa renkleri eşit dağıtmak ve yedekleri en nötr renkten ayırmak işe yarar.
Çok günlü etkinlikler
Kongre veya eğitim gibi birden fazla gün süren etkinliklerde katılımcılar her gün aynı olmayabilir. Hediye ilk gün kayıt masasında veriliyorsa ilk günün katılımına, kapanışta veriliyorsa programın tamamına katılan sayıya göre planlayın.
Kalan hediyeler ne olur?
Ne kadar dikkatli planlanırsa planlansın birkaç ürün artabilir. Yalnızca logo basılı, tarih veya etkinlik adı içermeyen ürünler seçerseniz kalanları sonraki etkinliklerde, yeni çalışan paketlerinde veya müşteri ziyaretlerinde kullanabilirsiniz. Bu yüzden etkinlik adını ürüne basmak yerine etkinliğe özel bir not kartı eklemek, fire riskini azaltır.
Sık yapılan hatalar
- Siparişi davetiye gönderilmeden vermek: Adet tamamen tahmine dayanır.
- Son yanıt tarihini sipariş tarihinden sonraya koymak: Kesin sayı belli olduğunda sipariş için geç kalınmış olur.
- Ürün ve logo onayını kesin sayıya bırakmak: Bu adımlar sayıdan bağımsızdır, önceden bitirilebilir.
- Yanıtsızları "gelmeyecek" saymak: Yanıt vermeyenlerin bir kısmı etkinliğe gelir. Hatırlatma ve telefonla teyit, belirsiz grubu küçültür.
- Refakatçileri unutmak: Hediye refakatçilere de verilecekse kişi sayısı sorusu formda olmalıdır.
- Minimum adedi kontrol etmemek: Kesin sayı ürünün minimum sipariş adedinin altında kalırsa başka bir ürüne geçmek gerekebilir; bunu ürün seçerken kontrol edin.
Etkinlik büyüdükçe bu hataların maliyeti de büyür. Katılım teyidini erken başlatmak ve hediye sürecini onunla paralel yürütmek, her iki tarafın da zamanında tamamlanmasını sağlar.
Davetify LCV hizmetleri: kesin sayıya giden yol
Bu yazıda anlattığımız beş adımın en kritik kısmı katılım teyidini eksiksiz toplamaktır. Davetify bu süreci uçtan uca yürütür:
- WhatsApp davetiye ve LCV: Davetiye her kişiye özel hitapla gider; kurumsal gönderimlerde isterseniz kendi WhatsApp Business numaranız, istemezseniz Meta onaylı Davetify hattı kurumunuzun adıyla kullanılır. Misafir mesajdaki butona dokunarak katılımını ve kişi sayısını bildirir; yanıtlar canlı panelde görünür.
- Hatırlatma: Belirli bir süre yanıt vermeyenleri filtreleyip tek tıkla nazik bir hatırlatma mesajı gönderebilirsiniz.
- Telefonla LCV arama: Hatırlatmaya rağmen yanıt vermeyen misafirleri ekibimiz telefonla arar; sonuçlar aynı listeye işlenir.
- Excel raporu: Kesin katılımcı listesi ve kişi sayıları tek tıkla indirilir; hediye adedi, masa düzeni ve ikram bu listeye göre hazırlanır.
Katılım listesi tamamlandığında hediye siparişini aynı yerden verebilir, davetiye, LCV ve promosyonu tek teklifte toplayabilirsiniz. Davetiye, katılım teyidi, promosyon ürünleri ve ses-görüntü sistemini tek teklifte almak isterseniz kurumsal etkinlik paketimizi inceleyebilirsiniz.
Davetify ile hediye adedi
Davetify'da davetiyeyi WhatsApp üzerinden gönderip katılım yanıtlarını ve kişi sayısını topladığınızda, hediye adedini kesinleşen katılımcı sayısına göre belirleyebilirsiniz. Hediyeyi de aynı yerden seçebilirsiniz: promosyon ürünleri bölümünde ajanda, defter, kalem, termos ve powerbank modelleri bulunur. Sayfalarda görünen fiyat baskısız ürün fiyatıdır; baskılı fiyat adet, logo boyutu ve baskı yöntemine göre teklifle iletilir. Logonuzla ücretsiz görsel simülasyon hazırlanır ve onayınız olmadan üretime geçilmez.
