Fuar, kısa sürede çok sayıda potansiyel müşteriyle yüz yüze görüşebileceğiniz nadir ortamlardan biridir. Ziyaretçiler gün boyunca onlarca stand gezer ve akşam eve çantası dolu döner. Sizin promosyon ürününüzün o çantadan çıkıp masaya konması için doğru ürünü, doğru kişiye, doğru adette vermeniz gerekir. Bu rehber, fuar promosyon ürünlerini planlamanız için hazırlandı.
Fuarda promosyon ürününün görevi
Fuar promosyonunun iki görevi vardır: standa uğrayan kişinin sizi hatırlamasını sağlamak ve görüşmeyi kolaylaştırmak. Kalem gibi küçük bir ürün, ziyaretçiyle konuşmayı başlatmak için doğal bir fırsattır. Görüşme sonunda verilen daha değerli bir hediye ise ilişkinin fuar sonrasında devam etmesine katkı sağlar.
Ziyaretçi tipine göre ürün seçimi
| Ziyaretçi | Önerilen ürün | Neden? |
|---|---|---|
| Genel ziyaretçi | Plastik tükenmez kalem | Hafif, çantada yer kaplamaz, yüksek adette dağıtılabilir |
| Standda görüşme yapan aday | Metal kalem, defter | Daha kaliteli, masada kullanılır |
| Randevulu müşteri | Ajanda + kalem seti, termos | Kişiye özel hediye hissi |
| VIP ve bayi | Powerbank, roller kalem | Üst segment, uzun süre kullanılır |
| Stand ekibi | Termos, powerbank | Uzun fuar günlerinde ekibin işini kolaylaştırır |
Fuar için öne çıkan promosyon ürünleri
Fiyatlar baskısız ürün fiyatıdır; baskılı fiyat adet, logo boyutu ve baskı yöntemine göre teklifle iletilir. Logonuzla ücretsiz görsel simülasyon hazırlanır.
Fuarda işe yarayan ürünlerin ortak özellikleri
- Hafif ve küçük: Ziyaretçi gün boyu taşıyacak. Ağır ve hacimli ürünler fuarda verilmek yerine sonradan kargolanabilir.
- Her gün kullanılan: Kalem, defter ve termos fuar bittikten sonra da kullanılır.
- Okunaklı logo: Kalabalık bir ortamda kısa sürede fark edilmesi için logo net olmalıdır. Kalem gövdesi gibi dar alanlarda yatay ve sade logo tercih edin.
- Sektörle ilişkili: Teknoloji fuarında powerbank, eğitim fuarında defter ve kalem gibi ürünler mesajınızla uyumlu olur.
Kaç adet sipariş edilmeli?
Fuar promosyonunda en sık yaşanan iki durum, ikinci günün öğleninde ürünlerin bitmesi ya da fuar sonunda kolilerce ürünün ofise geri dönmesidir. Adet planlarken şu bilgileri kullanın:
- Geçmiş veriler: Aynı fuara daha önce katıldıysanız standınıza gelen kişi sayısı ve dağıtılan ürün miktarı en güvenilir kaynaktır.
- Gün sayısı ve stand konumu: Ana koridordaki bir stand, köşedeki bir standa göre daha fazla ziyaretçi alır.
- Kademe oranı: Genel dağıtım ürünü yüksek adette, üst segment hediyeler ise görüşme hedefinize göre daha az sayıda planlanır.
- Davetli teyitleri: Önemli müşterilerinizi fuar öncesinde davet edip gelme teyidi aldıysanız, onlar için ayrılan hediye sayısını teyitlere göre belirleyebilirsiniz.
Ayrıca her ürünün minimum sipariş adedi farklıdır; Davetify promosyon sayfalarında bu bilgi her ürün sayfasında yazar.
Standda dağıtım düzeni
Ürünleri stand önüne serbest bırakmak, ürünün hedef kitleye değil gelen geçen herkese gitmesine yol açar. Daha verimli bir düzen için:
- Genel dağıtım ürünlerini karşılama alanında, ziyaretçiyle kısa bir sohbetten sonra verin.
- Üst segment hediyeleri görünmeyen bir yerde tutun ve görüşme sonunda verin.
- Randevulu ziyaretçiler için hediyeleri önceden ayırın.
- Hangi ürünün kime verildiğini kartvizit veya form kaydıyla eşleştirin; fuar sonrası takipte işinize yarar.
Fuar öncesi davet ve fuar sonrası takip
Fuar başarısı standa kimin geleceğiyle başlar. Önemli müşteri ve bayilerinize fuar öncesinde davetiye gönderip stand numaranızı ve randevu saatini paylaşmak, ziyaret ihtimalini artırır. Davet metinleri için fuar davetiyesi örnekleri yazımıza göz atabilirsiniz.
Davetify ile davetiyeyi WhatsApp üzerinden gönderip katılım yanıtlarını topladığınızda, standınıza gelmeyi teyit eden kişi sayısını görürsünüz. Bu sayı, randevulu ziyaretçiler için ayıracağınız hediye adedine dayanak olur. Fuar sonrasında da aynı listeye teşekkür mesajı gönderebilirsiniz.
Fuar öncesi promosyon takvimi
Fuar hazırlığında stand tasarımı ve katalog gibi işler öne çıktığı için promosyon ürünleri çoğu zaman son haftalara kalır. Aşağıdaki sıra, baskılı ürünlerin fuar öncesinde elinizde olması için önerilir:
- Fuardan yaklaşık iki ay önce: Fuar hedeflerini ve ziyaretçi profilini belirleyin; genel dağıtım ve üst segment ürünleri seçin.
- Bir buçuk ay önce: Logonuzu gönderin, simülasyonu onaylayın, adetleri geçmiş verilere göre belirleyin.
- Bir ay önce: Önemli müşteri ve bayilere davetiye gönderin; randevu ve katılım teyitlerini toplamaya başlayın.
- İki hafta önce: Teyitlere göre üst segment hediye sayısını kesinleştirin.
- Fuar haftası: Ürünleri stand kurulumuyla birlikte teslim alın; günlük dağıtım miktarlarını kutulara ayırın.
Bu takvim genel bir öneridir; kesin üretim süresi ürüne, adede ve baskı yöntemine göre değişir ve teklifte belirtilir.
Stand ekibi için ürünler
Fuar günleri uzun ve yorucudur. Stand ekibine verilen logolu bir termos gün boyu su ve içecek ihtiyacını karşılar; powerbank ise tablet ve telefonla yapılan sunumların yarıda kalmasını önler. Ekibin aynı logolu ürünleri kullanması standın bütünlüklü görünmesine de katkı sağlar.
Sık yapılan hatalar
- Tüm bütçeyi tek ürüne harcamak: Ya herkese pahalı bir ürün verilir ve ilk gün biter ya da herkese ucuz bir ürün verilir ve önemli müşteriye verecek bir şey kalmaz.
- Ürünleri standın önüne serbest bırakmak: Ürünler hedef kitleye değil, gelen geçen herkese gider.
- Logoyu okunmaz boyutta basmak: Özellikle kalemlerde uzun logolar küçülüp kaybolur.
- Fuar adını ve tarihini ürüne basmak: Kalan ürünler bir sonraki fuarda kullanılamaz. Yalnızca logo basılı ürünler sonraki etkinliklere aktarılabilir.
- Kimin ne aldığını kaydetmemek: Fuar sonrası takipte hangi adayla görüşüldüğü bilinmez.
Fuar sonrası: ürünler ne oldu?
Fuar bittiğinde promosyon ürünlerinin işi bitmez; asıl değerleri fuar sonrasında kullanılmaya devam etmeleridir. Bir sonraki fuarı daha iyi planlamak için şunları kaydedin:
- Dağıtım miktarı: Her ürün türünden kaç adet dağıtıldı, kaç adet kaldı?
- Bitiş zamanı: Ürünler hangi gün bitti? Erken bittiyse adet, geç kaldıysa dağıtım yöntemi gözden geçirilmeli.
- Kime ne verildi: Üst segment hediye verilen adaylarla fuar sonrası görüşme yapıldı mı?
- Geri bildirim: Stand ekibinin gözlemi; ziyaretçiler hangi ürüne daha çok ilgi gösterdi?
Kalan ürünler, üzerinde fuar adı veya tarih yoksa sonraki etkinliklerde, müşteri ziyaretlerinde veya çalışan paketlerinde kullanılabilir. Fuar sonrasında görüşme yapılan ziyaretçilere kısa bir teşekkür mesajı göndermek de ilişkiyi sürdürmenin kolay bir yoludur.
Randevulu ziyaretçileri LCV ile takip edin
Fuarda üst segment hediyelerin kime verileceğini en iyi randevulu ziyaretçi listesi gösterir. Önemli müşteri ve bayilerinize gönderdiğiniz fuar davetinin yanıtlarını Davetify ile şöyle takip edebilirsiniz:
- WhatsApp davetiye ve LCV: Davetiye her kişiye özel hitapla gider; kurumsal gönderimlerde isterseniz kendi WhatsApp Business numaranız, istemezseniz Meta onaylı Davetify hattı kurumunuzun adıyla kullanılır. Misafir mesajdaki butona dokunarak katılımını ve kişi sayısını bildirir; yanıtlar canlı panelde görünür.
- Hatırlatma: Belirli bir süre yanıt vermeyenleri filtreleyip tek tıkla nazik bir hatırlatma mesajı gönderebilirsiniz.
- Telefonla LCV arama: Hatırlatmaya rağmen yanıt vermeyen misafirleri ekibimiz telefonla arar; sonuçlar aynı listeye işlenir.
- Excel raporu: Kesin katılımcı listesi ve kişi sayıları tek tıkla indirilir; hediye adedi, masa düzeni ve ikram bu listeye göre hazırlanır.
Standınıza gelmeyi teyit eden kişi sayısı, ayıracağınız hediye adedine ve stand ekibinin randevu planına doğrudan dayanak olur. Ayrıntılar için WhatsApp LCV ve telefonla LCV arama sayfalarına göz atabilirsiniz.
Davetify ile fuar promosyonu
Davetify promosyon ürünleri bölümünde kalem, defter, ajanda, termos ve powerbank modellerini inceleyebilirsiniz. Sayfalarda görünen fiyat baskısız ürün fiyatıdır; baskılı fiyat adet, logo boyutu ve baskı yöntemine göre teklifle iletilir. Logonuzla ücretsiz görsel simülasyon hazırlanır ve onayınız olmadan üretime geçilmez. Ürün seçerken genel ölçütler için promosyon ürünü nasıl seçilir rehberimizi de okuyabilirsiniz.
